導入事例：株式会社ジンジブ 様

株式会社ジンジブは「夢は18才から始まる。」というスローガンに掲げ、高校生の就職活動支援をメインに事業拡大しています。これからの若者を対象に高卒での就職活動の支援、人生で初めての転職支援や入社後の研修、高校生へのキャリア教育などを提供し、若者の社会での活躍をサポートしています。高卒採用の市場規模は現在年間約15万人ですが、将来的には大卒市場の半分程度にまで成長する可能性を秘めています。

経営企画部では既に名刺管理ソフト「CAMCARD BUSINESS」をご利用いただいていましたが、今回は別部署での導入にあたり、広報ご担当の佐藤 純子 様・江本 優妃 様に、改めて本ツールの導入と活用方法についてお話を伺いました。

導入前の課題：大量の名刺情報をファイリングして管理

—— キングソフト

CAMCARD BUSINESSを導入する前は、どのような方法で名刺を管理されていましたか？　また、課題はありましたか？

—— 株式会社ジンジブ：佐藤 純子 様（以下、「ジンジブ：佐藤 様」）

私たち広報チームは、メディア関係者の方々を中心に名刺交換の機会が多く、これまでは、名刺管理やメール配信といった業務を私個人が把握していれば良かったのですが、チームのメンバーが増えてきた中で、きちんと管理体制を改めて整備する必要性を感じました。

名刺情報を社内で共有し合うメリットも少なく、誤って他部署の社員が名刺情報宛てにコンタクトを取ってしまうといったリスクを防ぎたいという背景がありました。

導入の経緯・決め手：社長が交換した名刺情報を「あえて共有しない」リスク管理

—— キングソフト

名刺管理ソフトを導入するまでの経緯や流れを教えてください。

—— ジンジブ：佐藤 様

私は広報立ち上げの前には秘書をしており、最初の導入のきっかけは社長の名刺管理でした。名刺管理ソフトを導入する前は、紙の名刺を1枚ずつファイリングし、「あいうえお順」に並べてキャビネットで管理していました。当時の名刺ファイルは3冊程度でしたが、私が秘書業務に就いてからは5〜6冊ほどの分厚いファイルを管理するまでになりました。以前は名刺交換後、先方からの連絡が基本だったので、名刺を見返す機会はなかったのですが、事業拡大に伴い名刺交換の機会が増加したことで、社長からは「外出先でもスマートフォンで名刺情報を確認したい」という要望が挙がりました。

また一方で、営業部門では既に他社の名刺管理ソフトを利用しており、全社で名刺情報を共有できる環境になっていました。しかし、社長が交換した名刺を他の社員との共有を避けたいという点や、誤送信のリスクを防ぐという目的から、新たな名刺管理ソフトを導入するに至りました。

無料の名刺管理ソフトの存在も知っていましたが、名刺の共有機能やツールの機能面が不透明な部分が多く、特に社長や役員の名刺を扱うとなると、より慎重に検討する必要があると感じ検討してCAMCARD BUSINESSを導入しました。

—— キングソフト

その後、CAMCARD BUSINESSの利用を広報チームへ広げていかれたのですね。

—— ジンジブ：佐藤 様

私たち広報チームは、メディア関係者の方々を中心に名刺交換の機会が多く、これまでは、名刺管理やメール配信といった業務を私個人が把握していれば良かったのですが、チームのメンバーが増えてきた中で、きちんと管理体制を改めて整備する必要性を感じ、新たに検討させていただきました。

今回、既存アカウントを増やすのではなく、別環境で契約したのは名刺情報を社内で共有し合うメリットも少なく、誤って他部署の社員が名刺情報宛てにコンタクトを取ってしまうといったリスクを防ぎたいという背景がありました。

—— キングソフト

他の名刺管理ソフトと比較検討はされましたか？その中でもCAMCARD BUSINESSを選ばれた理由を教えてください。

—— ジンジブ：佐藤 様

他の大手名刺管理ソフトや他にも1社比較検討しました。その中で、5IDから導入できる点、つまり少人数での利用に適している点がCAMCARD BUSINESSの選定の決め手となりました。

また広報活動としてメディア関係者へのメルマガ配信を実施していましたが、これまでの送信方法では、配信数に制限がかかることや、資料を添付できず文章やリンクのみで情報を伝える必要がありました。そのため、名刺管理ツールを選定するにあたり、一斉メール配信機能とPDFなどの資料を添付できる点も導入の決め手となりました。

活用方法・導入効果①：チーム内でのスムーズな情報共有が可能に

—— キングソフト

その他、チーム内での活用方法や実感した効果について教えてください。

—— ジンジブ：佐藤 様

現在事業の拡大で新しいメンバーが増えてきて、広報チームは4名体制となっています。そのため、担当の引継ぎや情報共有の際にはCAMCARD BUSINESSで検索し、人事異動などで名刺情報に変更があった場合は随時更新することで、チーム内での認識を統一するようにしています。

「名刺を交換したらすぐにCAMCARDに登録しましょう」と各メンバーには伝えていることもあり、どのようなメディアと名刺交換できたのかということを可視化できるようになり、お互いのコミュニケーションがかなり楽になったりマネジメントも楽になったと感じています。

——株式会社 ジンジブ：江本 優妃 様（以下、「ジンジブ：江本 様」）

役員が交換した名刺は、それぞれ担当の秘書がまとめてCAMCARD BUSINESSに登録しています。名刺の登録枚数は、交流会や勉強会への参加頻度によりますが、月に10枚から100枚以上の時もあります。

広報チームが名刺登録を行う際は、以下のようなイメージで一枚の名刺に対して複数のタグ付けを行うようにしています。

・都道府県ごとのタグ（イベントのエリア別でのアプローチのため）
・担当名のタグ

広報チームでメディアにアプローチする際は、「この情報は興味を持ってもらえそうだな」というところにはタグ情報をピックアップして一斉メールとは別に個別でメールを送る際にも活用しています。細かくタグ付けをして情報をセグメントしてメールを送ることで開封率の向上に繋がったり、お返事をいただける回数も多くなったと感じています。

活用方法・導入効果②：一斉メール機能を活用してメディアリレーション構築に活用

—— キングソフト

CAMCARD BUSINESSの具体的な活用方法と効果について教えてください。

—— ジンジブ：佐藤 様

広報チームでは、プレスリリース以外の広く周知したい情報事項については、CAMCARD BUSINESSの一斉メール配信機能を利用してメディア関係者に情報をお送りしています。

1人広報の時代には、会社や事業の認知度向上を目指して、当時の社外の先輩からの助言をもとに過去に名刺交換をしたメディアの方へ「毎週情報メールを配信する」ことを約1年間実施していました。その結果「株式会社ジンジブ 佐藤」という名前が常にメールボックスに存在したのか、メディアの方からメールの返信で取材の相談をいただいたり、お返事をいただく際には「いつもご連絡ありがとうございます。」という文言をいただけることが多くなりました。

現在はニュースリリースをきっかけに接点を持つ機会も増えましたが、当時は今ほど発信できる情報が多くなかったため、「ならば情報を作っていかなくては」という思いで、タッチポイントの取り方を工夫するためのツールとしてCAMCARD BUSINESSを上手く活用できたと感じています。

——ジンジブ：江本 様

現在でも、メール配信を通して地方のメディアさんは自社の取り組みに対して興味を持ってくださる方は多いです。

営業活動とは異なり、長年の付き合いを通じて関係を構築していくことで、適切なタイミングで取材の機会をいただいたり、継続的な活動によって株式会社ジンジブの名前が浸透していくと実感しています。

—— キングソフト

以前はGASを活用したメール配信を行っていたと伺いましたが、体感でどのような時間短縮や効果がありましたでしょうか。

—— ジンジブ：佐藤 様

メール作成時間は従来の15分から3分の1に短縮され、大幅な業務効率化が実現しました。

また資料が一つ添付できるようにもなりました。特に、宛先指定からメール本文作成まで直感的な操作が可能であり、GAS利用時は手動作業による心理的な不安があったのですが、CAMCARD BUSINESSではその負担がなくなり、セキュリティ面でも安心してメール配信が行えるようになったと感じています。

設立：2025年3月（グループ創業：1998年9月1日）
本社所在地：〒541-0054 大阪府大阪市中央区南本町2-6-12 サンマリオンタワー14階
代表取締役社長：佐々木 満秀
事業内容：高校生に特化したキャリア教育・就職支援・新卒採用支援、高卒社会人の教育・研修サービス、人事業務サポート支援
URL：https://jinjib.co.jp/