導入事例：Destination Asia Japan 様

Destination Asia Japanは、1996年にタイのバンコクで誕生したDMC（Destination Management Company）です。東南アジアを中心に事業を展開し、現在ではアジア11ヶ国にオペレーションオフィスを構えています。また、欧米を中心とする9ヶ所の営業オフィスを通じて、世界各国からアジアへの誘致活動を行っています。

日本オフィスは2011年に設立されて以来、日本政府が推進するクールジャパンやJNTO（日本政府観光局）を中心としたMICE誘致活動と歩調を合わせ、成長を続けています。

今回は、名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」を導入いただいた経緯や実感している効果について、営業管理および社内インフラの整備、人事業務を担当されている、矢内 様、ヴェセリ 様にお話しを伺いました。

導入前の課題：各自のソフトで個別管理、共有時にはExcel入力の二度手間が発生

—— キングソフト

CAMCARD BUSINESSを導入する前は、どのような方法で名刺を管理されていましたか？　また、課題はありましたか？

—— Destination Asia Japan：矢内 様

名刺管理については、現在社員各自がそれぞれ別の名刺管理ソフトをダウンロードして個別で名刺を管理していました。他の社員と情報を共有する必要がある際は、名刺管理ソフトからデータをExcelに入力してドライブで渡すイメージです。

担当する業務や規模にもよりますが、私のチームでは商品企画や商材探索の機会もあるので、大規模な商談会などを通して、新しいツアー会社やホテル・旅館などの方々と名刺交換をする機会も多いです。そのため、年間10件程の商談会へ参加をし、（チーム全体で）1度に20〜30枚の名刺を交換することもあります。

商談化以外にも、視察で宿泊施設や体験プログラムを提供しているツアー会社などの担当者と名刺交換をするなど、新しいツアー会社やホテル・旅館の方々と名刺を交換する機会は多くありました。

導入の経緯：個別管理の名刺データを集約し、社内展開を見据えた効率化のため

—— キングソフト

名刺管理ソフトを導入するまでの経緯や流れを教えてください。

—— Destination Asia Japan：矢内 様

これまで、各社員が個別の名刺管理ソフトを使用していたため、まとまった名刺データはExcelでリスト化して、ドライブで共有するという方法で管理していました。

取引先の情報の共有をもっと効率的に行いたいという声があがり、チーム内で統一した名刺管理ソフトの導入を決めました。

今はCAMCARD BUSINESSをチームに限定した利用になりますが、将来的には社内へ利用範囲を拡大していきたいという想いもありますし、誰がどの取引先と接点があるか情報が共有できていない部分もあるので、今後の社内展開を見据えての導入になります。

導入の決め手：多言語に対応したOCR機能が導入のポイント

—— キングソフト

数ある名刺管理ソフトの中でも、CAMCARD BUSINESSを選ばれた理由はありますか？

—— Destination Asia Japan：矢内 様

他の名刺管理ソフトと比較検討した結果、CAMCARD BUSINESSを選んだ決め手は、多言語に対応したOCR機能でした。名刺をOCRで読み込み後、自動でAI補正するといった運用になります。弊社は海外の取引先が多く、日本語以外の名刺を取り扱う機会が多いため、この機能が社内のニーズに合致していると感じて導入に至りました。

また、仮に退職者が発生した場合も、CAMCARD BUSINESSの管理画面でアカウント管理を行うことで、情報漏洩防止の観点で事前に防ぐことができると感じました。

実際の活用方法：属人化していた名刺情報を全社へ、チーム内の情報共有の「箱」として活用

—— キングソフト

CAMCARD BUSINESSの具体的な活用方法について教えてください。

—— Destination Asia Japan：矢内 様

「名刺を管理する」というところでは、獲得した名刺に対して、商談会名や都道府県別にタグを設定しています。これは、特定の地域の業者さんを探しやすくしたり、名刺の検索性をより高め、チーム内で情報を共有するための「箱」として活用しています。

従来は、必要な時に都度フォルダを作成し、Excelに名刺情報を貼り付けて共有したり、レポートを見返して確認を行っていました。また、それ以外で日常的に交換した名刺については、必要な際に直接確認する必要がありました。しかし、CAMCARD BUSINESSの導入により、各メンバーが自分のタイミングで名刺情報を検索・確認できるフローになりました。

運用方法として、名刺情報を読み込んだ際に、「商談情報」の項目に誰が・いつ・どこで名刺交換をしたか、「往訪」か「来訪」かといった詳細なメモを残すように徹底しています。

実感している効果：名刺の一元管理で業務を効率化、情報漏洩対策としても期待

—— キングソフト

CAMCARD BUSINESSの導入後、実感している効果について教えてください。

—— Destination Asia Japan：矢内 様

以前のExcelでの名刺管理方法ですと、誰が・いつ・どこで会った人なのか一目で把握しづらく、記載情報にもバラつきが生じてトラッキングができない点に不便さを感じていました。そのため、CAMCARD BUSINESSを導入したことで、今まで個人で管理していた名刺情報を、チーム共通のツールとして一元管理できるようになりました。加えて、情報を整理しやすくなり、本来の目的であった業務効率化が実現できていると感じています。

また、情報漏洩対策として会社全体でセキュリティ強化に取り組んでいるため、CAMCARD BUSINESSの管理画面から、名刺情報の一括エクスポート機能を無効にしています。さらに、スタッフが退職する際には、対象アカウント情報を停止することで名刺情報の持ち出しを防げる点が、IT担当者にとってもCAMCARD BUSINESS導入への決め手となり、セキュリティ面でも安心して使える名刺管理ソフトだと評価しています。

Destination Asia Japan
設立：2011年4月
代表取締役：ミータ・チャガンラル・ブロムリー
事業内容：インバウンドに特化した旅行業
URL：https://www.destination-asia.com/japan/