紙やExcelの名刺管理で機会損失？効率化を妨げるデメリットについて解説

キングソフト編集部

商談で獲得した名刺の管理は非常に重要です。紙やExcelでの名刺管理は多くの企業や個人でおこなわれているため、一見簡単でコストがかからないように感じるかもしれません。実際には、多くの機会損失に繋がる問題点があります。ここでは、そのデメリットについて詳しく解説します。

情報の探しにくさ、重複や紛失による機会損失

紙やExcelでの名刺管理は、膨大な名刺の量に対して検索機能が限られているため、必要な情報を探し出すのが困難です。また、名刺に記載された情報は単なるテキストとして保存されているため、活用できる範囲が狭く、データ分析にも限界があります。

加えて、名刺の情報を十分に管理できないと、ビジネス機会を逃す可能性があります。顧客や取引先との関係を築くためには、適切な情報管理が必要です。紙やExcelでは自分自身が獲得した名刺以外の情報の共有や分析が難しいため、潜在的なビジネスチャンスを見逃してしまい、結果として機会損失や効率化の妨げとなることがあります。

手入力の負担、データの不統一による時間ロスが発生

紙やExcelによる管理では、手動で名刺情報を入力する作業が必要になります。手入力は担当者の負担が大きいことや入力ミスが置きやすいことなどの課題があります。ここでは、手入力が招くリスクやデメリットを解説します。

情報の入力ミスの発生

手入力で名刺情報を入力する際、人為的なミスが発生する可能性があります。例えば、電話番号やメールアドレスの誤入力、氏名や会社名のスペルミスなどが起こり得ます。入力ミスがあると、名刺の情報が正確でなくなり、顧客との連絡ミスや誤った情報を提供したりするリスクが発生し、営業活動に支障をきたす恐れがあります。

情報の管理が困難になる

手入力で名刺情報を管理する場合、情報の更新や整理が煩雑になってしまいます。情報の追加や変更があった場合、個人で手動で更新する必要がありますが、人によっては後回しになってしまい、結局情報が最新ではない可能性があります。

データの不一致と標準化の問題

手入力の場合、入力者によってデータの記録方法にばらつきが生じることがあります。同じ項目でも異なる表現が使用されることがあり、例えば同じ会社の名前が「株式会社〇〇」と「〇〇株式会社」として入力されると、データの一貫性が損なわれ、検索や分析において正確さが欠ける可能性があります。情報が統一されていない場合、後でデータを整理・検索する際に手間が生じてしまいます。

紙やExcelでの名刺管理、個人情報はきちんと管理できる？

名刺には通常、個人の氏名、所属する会社名、職種、連絡先（電話番号、メールアドレスなど）などが記載されています。これらの情報は個人を識別するための情報であり、一般的に個人情報として扱われます。そのため、個人情報保護法に基づいて適切に管理する必要があります。紙やExcelで名刺情報を扱う際、以下のような点に留意する必要があり、多くの労力を要することがあります。

個人情報の利用目的を明確にする

名刺情報を収集する目的を明確にし、本人からの同意を得ることが重要です。個人情報を取得する際は、必要な範囲内での利用に限定し、第三者との共有や利用目的の変更などは適切な手続きを踏むことが必要です。

不要になった個人情報は速やかに廃棄する

不要となった名刺情報は適切に処理し、保管期間が終了した場合には削除するなど、情報の適切な管理が求められます。また、個人情報を適切に管理し、不正アクセスや漏えい、改ざん、紛失などを防止するための安全対策を講じる必要があります。

名刺を処分する方法として一般的なのは、シュレッダーやハサミで裁断する方法です。処分する名刺が大量にある場合は、重要書類を廃棄する専門の業者に依頼する方法もあります。その際、委託先から

適切に処理されたことを証明する「廃棄証明書」を発行してもらい、その証明書の保管期間も決められています。

情報の漏えいを防ぐために適切なセキュリティ対策を講じる

名刺を紙で管理する場合は、鍵付きのキャビネットやフォルダーを利用するなど、安全な環境で名刺を管理するように心がけましょう。また、名刺を保管している場所を定期的に整理し、誰が名刺を触ることができるかを明確にし、必要に応じて鍵の管理をおこないます。アクセス権限を持つ人を限定することで、情報漏えいリスクを減少させる必要があります。

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