ビジネスマナーの基本！年賀状をスマートに送るコツ

今年も残すところ40日と少しになりました。
そろそろ、年賀状の準備に取り掛かる方も多いのではないでしょうか。会社によっては、取引のある企業へまとめて年賀状を送るケースもありますが、やはり仕事上でお世話になった方々には個別で送りたいものです。
ビジネスマナーとしておさえておきたい基本の知識と、スマートに対応するコツをご紹介します。

はがきで送る場合、いつまでに出せばOK？

せっかくはがきに一言添えて送るのであれば、正月休み中とはいえ元旦に届くことがベストですよね。
では、いつまでに送付すればいいのでしょうか？

12月25日までに投函すれば問題なく届くそうです。

12月26日以降28日までに差し出していただいた年賀状も、できる限り元旦にお届けできるよう取り組んでまいります。

日本郵政のホームページによるとこのように書かれているので28日でも間に合う可能性も。余裕を持って年賀状作成しておきましょう。
また、届いた年賀状に返信するのも失礼のないうちに行うのがベター。「松の内」といって、門松を飾る期間のうちに返事を出すことが良いようです。関東では1月7日、関西では1月15日までを「松の内」と呼ぶらしいです。
意識していても、返信し忘れてしまった場合は、季節の挨拶として寒中見舞いがあります。寒の入りである小寒（１月５日ごろ）から立春（２月４日ごろ）前日の節分までに出すものですので、参考にしてみてください。

メールで送る際のマナー

SNSが普及し、仕事上の付き合いもソーシャル傾向があるなか、近年ははがきではなくメールで年賀のご挨拶を送るというケースが増えています。
いつもの御礼メールとは別に、年始のご挨拶をするにあたり知っておきたいマナーがあります。

メールで送っても問題ない相手かを考える
普段からメールでやりとりする相手なら原則失礼にはなりません。

賀詞の使い方に注意する
目上の人に賀詞を書く場合は、省略化された2字のものは失礼にあたるので避けましょう。尊敬の念を込めた「謹」や「恭」の文字の入った「謹賀新年」「恭賀新年」「謹賀新春」などの四文字熟語を使用します。

「何」「誰」を明確に
新年明けて、メールボックスを開くと山のようなメールが届いていることも多々あります。埋もれてしまわないように「誰（自身の企業名、名前）」と「何（新年のご挨拶、年賀メール）」はタイトルに明記し、わかりやすくします。

あとは、昨年の御礼や今年の抱負など、自分の言葉で書けばOKです。
お世話になった内容など、具体的に書ける場合はそのほうが思いを込められるので年賀のご挨拶にふさわしいかと思います。

年賀状の手間を省く、名刺管理活用術

さて、タイミングや文面についてはお伝えしたとおりですが、いざ中身ができあがり、送ろうとしたときにつまづくのが「宛名」の記載。
日ごろからエクセルで管理していれば、そこまで大変な作業ではないかもしれません。
しかし、より簡単、スピーディに年賀状（もしくはメール）を送るために必要な「名前」「住所」「メールアドレス」をデータベースとして管理する方法があります。名刺情報をスキャンするだけで文字のデータベース化できる名刺管理アプリなら、入力する手間を省いて、宛名情報をエクセルデータとして抽出することができます。

あとは、パソコンで宛名を反映させればＯＫ。スマートな年賀メールには、名刺管理ツールを活用してください。