名刺をスキャンしてデータ化する方法とは？スマホ・パソコンで簡単に実現！
キングソフト編集部
展示会や商談で交換される名刺は、顧客との大切な接点です。しかし、獲得した大量の名刺をどのように管理すれば良いか悩む方も多いのではないでしょうか。手動での管理には時間がかかり、限界を感じられる方もいるかもしれません。これらの課題は、名刺をスキャンしてデータ化することで解決することができます。本記事では、名刺をスキャンしてデータ化する方法、メリット、そしておすすめのツール「CAMCARD BUSINESS」をご紹介します。最新の名刺管理方法で、営業活動を効率化し、ビジネスチャンスを最大限に活用しましょう。
名刺をスキャン＆データ化で営業効率が劇的にアップ！
紙の名刺管理の限界：時代遅れな管理方法から脱却しよう
紙の名刺管理は、現代のビジネスシーンにおいて多くの課題を抱えています。代表的な4種類の課題について解説します。
- 探し出すのに時間がかかる：必要な顧客情報を見つけるのに時間がかかるため、商談の機会を逃してしまうリスクがあります。せっかくの商談の糸口を逃してしまうのは、ビジネスチャンスを失うことに繋がりかねません。
- 整理に手間がかかる：大量の名刺を紙の状態のまま整理する作業は、多大な時間と労力を要します。名刺の整理に追われることで、通常業務に支障をきたす恐れがあります。、
- 情報共有が難しい：チーム全体で顧客情報を共有することが難しいため、情報連携がスムーズにおこなえません。チームで情報を共有できないことは、営業活動の連携を阻害し、顧客満足度の低下に繋がります。
- 紛失のリスクが高い: 保管場所が分からなくなったり、破損したりするリスクがあります。せっかくの顧客情報が失われてしまうのは、ビジネスにとって大きな痛手です。
これらの課題を解決するためには、名刺をスキャンしてデータ化することが有効です。
名刺をスキャンしてデータ化することのメリット3選
① 時間とコストを大幅削減！手入力作業から解放
名刺をスキャンすれば、手入力作業が不要になり、時間とコストを大幅に削減できます。これまで膨大な時間を費やしていた名刺管理の手間を大幅に減らし、より重要な業務に集中できるようになります。
② チーム全体で顧客情報を共有・活用が可能に
データ化された名刺情報は、クラウド上に保存することで、チーム全体で共有・活用することができます。情報共有がスムーズになり、営業活動の効率化に繋がります。例えば、チームメンバー全員が顧客情報にアクセスできるようになれば、顧客との過去のやり取りを把握し、より的確な対応が可能になります。
③ 取引先への素早い対応で信頼関係を構築
必要な顧客情報をすぐに確認できるため、取引先への対応がスムーズになり、信頼関係を構築しやすくなります。迅速な対応は顧客満足度を高め、顧客との長期的な関係構築に役立ちます。
名刺をスキャンしてデータ化する方法
① スマホアプリでカンタン撮影！外出先でも名刺管理
スマホアプリを利用することで、名刺を簡単にスキャンしてデータ化できます。アプリによっては、名刺の文字を自動認識し、情報を自動入力してくれるものもあります。外出先でも手軽に名刺管理ができるため、営業活動の効率化に役立ちます。
② パソコン＆専用スキャナ＆Excelを使用した名刺データ化
パソコンに接続した専用スキャナで名刺をスキャンし、画像データとして保存します。その後、Excelに顧客情報を手入力することで、データベース化できます。高画質でスキャンできるため、名刺の細かい情報も正確にデータ化できます。しかし、初期費用がかかる、スキャン設定に手間がかかる、Excelへの手入力作業が煩雑といったデメリットもあります。
③ 複合機を活用！大量の名刺をまとめてスキャン
オフィスにある複合機のスキャン機能を利用することで、大量の名刺をまとめてスキャンできます。スキャンした画像は、パソコンに取り込み、Excelで管理します。スキャナーと比べて、複合機はオフィスにすでに導入されていることが多いので、追加費用を抑えられるというメリットがあります。しかし、スキャン速度が遅く、大量の名刺の処理に時間がかかる、画質が専用スキャナに比べて劣るといったデメリットもあります。
④ 時間短縮に効果的！データ化代行サービスの活用
大量の名刺をスキャンする場合は、データ化代行サービスの利用もおすすめです。専門業者に依頼することで、スキャンからデータ入力までを代行してもらえます。大量の名刺を短時間で効率的にデータ化できます。
名刺のデータ化には専用のアプリがおすすめ
名刺をスキャンしてデータ化する際、専用アプリを使うことで、より効率的かつ正確な管理を実現できます。専用アプリでは、単に画像データとして保存する機能だけでなく、他にもさまざまな便利な機能が利用可能です。代表的な機能をいくつか抜粋して紹介します。
文字認識機能
アプリによっては、名刺の文字を自動認識し、氏名、会社名、電話番号、メールアドレスなどを自動入力してくれる機能があります。手入力の手間を大幅に削減し、データ入力の時間を短縮できます。
データの整理・分類
スキャンした名刺データを、会社名、業界、担当者名などで分類・整理できます。顧客情報を効率的に管理し、必要な情報に素早くアクセスできます。
情報共有機能
クラウド上にデータを保存することで、チームメンバー全員で顧客情報を共有できます。情報共有をスムーズにおこなうことで、営業チーム全体の連携強化を図り、より効果的な顧客対応を実現できます。
データ分析機能
顧客情報を分析することで、ターゲット層の傾向把握や営業戦略の策定に役立ちます。顧客分析を通して、より効果的な営業活動へと繋げることができます。
名刺交換の記録機能
名刺交換の日時や場所を記録することで、顧客との過去のやり取りを把握しやすくなり、次回の商談に役立てることができます。
情報漏えい対策
名刺管理アプリは単に名刺をデータ化するだけでなく、高度なセキュリティ機能を備え、大切な顧客情報を安全に保護します。
簡単に名刺をデータ化できるスマホアプリ「CAMCARD BUSINESS」
「CAMCARD BUSINESS」は、カンタン・スピーディー・スマートに名刺をデータ化できる名刺管理ツールです。高精度な補正が特徴で、独自のOCR技術により手入力の手間を大幅に削減します。さらに、オペレーターによる目視と手動のチェックで、正確なデータ管理を実現します。
また、SalesforceやGoogleコンタクトなどのグループウェアと連携でき、既存システムとシームレスに統合して効率的な顧客管理が可能です。 顧客情報の取り扱いに関しても法人向けにセキュリティ環境が充実しているため、機密性の高い名刺情報も安心して取り扱えます。
10日間の無料トライアルが用意されており、機能や使い心地を試してから導入できます。名刺管理サービスをお探しの方は、ぜひCAMCARD BUSINESSの活用をご検討ください。
