名刺のデータ化とは？紙やExcelがNGな4つの理由とおすすめアプリ

キングソフト編集部

膨大な名刺、どのように管理していますか？紙の名刺は紛失のリスクも高く、いざというときに必要な情報が見つからないことも。せっかく集めた名刺を有効活用するためには、データ化が必須です。【名刺のデータ化】は、アプリやパソコンを使って、名刺情報をデジタルデータに変換すること。

これにより、検索や共有が簡単になり、営業活動や顧客管理を効率化できます。本記事では、名刺管理における4つの課題や名刺をデータ化することのメリットに加えて、おすすめのサービス「CAMCARD BUSINESS」をご紹介します。名刺管理の煩わしさから解放され、ビジネスを加速させましょう。

名刺のデータ化は必須？紙やExcelの名刺管理に潜む4つの課題とは

多くのビジネスパーソンにとって、名刺管理は悩みの種の一つではないでしょうか。従来の紙ベースやExcelでの管理には、以下のような課題が潜んでいます。

1.名刺の紛失や破損のリスクが高い

紙の名刺は、丁寧に保管していても、紛失や破損のリスクがつきまといます。外出時に持ち歩く際や、デスクに積み重ねているうちに、必要な名刺が見つからない、という経験をした方も多いのではないでしょうか。重要な取引先との連絡手段を失ってしまう可能性もあり、ビジネスに大きな支障をきたすこともあります。

2.検索や共有が困難で時間がかかる

名刺の数が増えてくると、必要な情報を探すのに苦労します。顧客名や会社名など、うろ覚えの情報から該当する名刺を探し出すのは至難の業です。Excelで管理していても、膨大なデータの中から目的の情報を見つけ出すのは容易ではありません。また、紙ベースでは、情報共有にも手間がかかり、スムーズな連携を阻害する要因になりかねません。

3.入力ミスや重複登録が発生しやすい

Excelなど手入力で名刺情報を管理する場合、入力ミスや重複登録が発生する可能性があります。特に、大量の名刺を処理する際には、正確に入力することは困難です。誤った情報に基づいて顧客に連絡してしまったり、重複したデータが蓄積されて管理が煩雑になるなど、様々な問題を引き起こします。

4.セキュリティ面での不安がある

紙の名刺は、誰でも簡単に閲覧や持ち出しができてしまうため、情報漏えいのリスクが常に付きまといます。個人情報保護の観点からも、セキュリティ対策は非常に重要です。Excelで管理する場合も、ファイルの保管場所やアクセス権限の設定など、適切なセキュリティ対策を講じなければ、情報漏えいのリスクは拭いきれません。

名刺のデータ化で営業効率を劇的にアップ！

上記のような課題を解決するのが、名刺のデータ化です。名刺管理アプリやスキャナーを活用することで、紙の名刺をデジタルデータに変換し、効率的かつ安全に管理することができます。

必要な情報をすぐに検索・活用できる

名刺をデータ化すれば、顧客名、会社名、電話番号、メールアドレスなど、あらゆる情報から瞬時に検索が可能になります。顧客とのやり取り履歴や商談メモなどと紐づけて管理することもでき、営業活動に役立つ情報に素早くアクセスできます。

チーム内での名刺情報共有が容易になる

データ化された名刺情報は、クラウド上で簡単に共有することができます。チームメンバー全員が常に最新の顧客情報にアクセスできるようになり、営業活動の効率化や情報共有の促進に繋がります。

顧客管理やフォローアップが効率化する

顧客情報と紐づけて商談履歴や訪問記録などを一元管理することで、顧客一人ひとりの状況を把握しやすくなります。適切なタイミングでフォローアップの連絡を行うなど、顧客との関係性を深めるための活動に活用できます。

ペーパーレス化で経費削減にも貢献

名刺をデータ化することで、紙の名刺を保管しておくスペースが不要になります。印刷費や郵送費などのコスト削減にも繋がり、環境負荷の軽減にも貢献できます。

スマホアプリとパソコンで簡単に名刺データ化

近年、名刺データ化サービスは大きく進化しており、スマホアプリやパソコンを使って誰でも簡単に名刺を管理できるようになりました。

スマホアプリで撮影するだけで自動データ化

スマホアプリで名刺を撮影するだけで、外出先でも即座に名刺情報をデータ化できます。商談や展示会などで受け取った名刺をその場でスキャンし、デジタルデータとして保存できます。OCR（光学文字認識）技術が用いられており、高精度な文字認識を実現しています。日本語だけでなく、英語や中国語など多言語に対応しているものが多いのも特徴です。