名刺管理サービス導入で得られる3つのメリット

キングソフト編集部

現代のビジネス環境では、ネットワーキングの重要性がますます高まっています。その中で、紙の名刺は依然として重要な役割を果たしていますが、手動での管理は時間と手間がかかるものです。そこで登場するのが、「名刺管理サービス」です。名刺管理サービスを導入することで、業務効率が大きく向上し、人脈の有効活用が可能になります。本記事では、「名刺管理サービス導入で得られる3つのメリット」について詳しく解説します。業務の最適化やネットワーキングの強化を目指す方にとって、必見の内容となっています。

時間＆コスト削減につながる

名刺管理サービスの一番の導入メリットとして、時間とコストの削減効果が期待できます。

時間削減効果

名刺管理サービスを導入することによる時間の削減効果は非常に大きいです。従来の名刺管理方法では、名刺を手作業で入力し、整理・保管する必要がありましたが、名刺管理サービスを利用することで、この手間を大幅に省くことができます。

例えば、スキャン機能を活用すれば名刺の情報を瞬時にクラウド上に保存することができます。スキャナーやカメラ撮影によるOCR機能（光学式文字認識）を利用して名刺から情報を素早く読み取り、自動的に名刺データを入力できるため、大幅な時間短縮が可能です。

また、紙の名刺では必要なときに必要な名刺を探すのに時間がかかりますが、名刺管理サービスは、キーワードやタグで検索でおこなうことで、クラウド上から簡単に検索・分類できて、整理にかかる時間を大幅に削減できます。

コスト削減効果

コスト面でもクラウド名刺管理サービスは多くのメリットがあります。従来の名刺管理方法では、名刺を手作業でエクセルなどに情報を入力し、保管用のファイリングや収納スペースを確保する必要がありました。これには名刺情報を手動で入力・管理するための人件費、スペース確保のコストがかかっていましたが、名刺管理サービスを利用することでコスト削減やオフィスの有効活用に繋がります。

情報の一元管理ができる

名刺管理サービスを導入することで、名刺情報だけでなく、様々な情報を一元管理することが可能になります。以下に、名刺管理サービスで情報の一元管理をすることで実現できる具体的な有効例をご紹介します。

マーケティング活動の強化

名刺管理サービスには、顧客情報管理機能が搭載されているものも多く、名刺に記載されている情報をもとに、顧客情報を登録することができます。登録された顧客情報は、営業活動やマーケティング活動に活用することができます。例えば、名刺管理サービスに登録された顧客情報をもとに顧客リストを作成し、名刺管理サービスに登録された顧客情報をもとに、メール配信やDM配信を行うことができます。顧客属性や顧客ステータスなどの情報を活用して、顧客に最適な情報を配信することで、マーケティング効果を向上させることができます。

CRMツールとの連携

名刺管理サービスとCRMツールと連携することで、名刺を取り込んだ際に名刺情報が自動的にCRMに反映されます。営業活動の履歴やフォローアップが容易に追跡でき、顧客管理が大幅に改善されます。特定のクライアントとの過去のやり取りを迅速に確認し、スムーズなコミュニケーションを図ることができます。

社内での情報統一

名刺管理サービスを活用すると、個々に散らばった情報の一元管理が容易になります。従来の名刺管理では名刺が紛失したり、情報が古くなったりすることがありましたが、名刺管理サービスを利用することで、電子データとして名刺情報を保存することが可能です。社員それぞれがどこでも同じ情報にアクセスでき、情報の更新や共有がスムーズに行えるようになります。

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