名刺管理とは？重要性とメリットを徹底解説！

キングソフト編集部

名刺交換は、ビジネスシーンにおいて重要なコミュニケーションのひとつです。単に連絡先を交換するための挨拶だけでなく、第一印象を与え、人脈を広げ、ビジネスチャンスを掴むきっかけにもなります。
しかし、せっかくの名刺交換も、もらった名刺をそのまま「紙」として放置してしまっては、その効果は半減してしまいます。そこで重要となるのが、名刺管理です。名刺管理とは、単に名刺を整理するだけでなく、名刺に記載された情報からビジネスチャンスを創出するための仕組みです。
本記事では、名刺管理ツールを活用することで、効率的に名刺を管理することの重要性とメリット、ビジネスチャンスを最大限に生かすための導入ポイントをご紹介します。

名刺管理とは？

名刺管理とは商談や展示会で獲得した名刺の情報を整理し、いかに営業活動に生かして売り上げへ繋げるかを指します。名刺にはその人の連絡先や会社情報が記載されており、その情報を効果的に管理することで、ビジネス関係や人脈をより良く維持・活用できます。

名刺管理には、アナログとデジタルの2つの方法があります。「アナログ」は名刺入れやファイルに分類して管理するシンプルな方法です。ただし、名刺を探すのが大変だったり、情報が古くなったりするなどのデメリットがあります。「デジタル」はパソコンやスマートフォンで名刺を読み込み、名刺情報をクラウド上で管理する方法です。アナログに比べて、名刺の検索や分析が容易になり、複数人で共有することもできるため、営業活動の効率化を図ることができます。

なぜ？名刺管理をおこなう重要性とメリットとは

せっかく集めた名刺を有効活用できなければ、その意味は半減してしまいます。そこで重要となるのが、名刺管理です。名刺管理は、単に名刺を整理するだけでなく、名刺に記載された情報からビジネスチャンスを創出するための仕組みです。具体的に、名刺管理をおこなうことで得られる3つのメリットをご紹介します。

必要な名刺をすぐに探し出せる

名刺管理ツールは、名刺交換後すぐに名刺情報を登録することができます。紙での整理や保管が必要なく、クラウド上で名刺に記載された氏名、会社名、部署名、役職、連絡先などの情報をもとに、必要な名刺を瞬時に検索することができます。

顧客との関係性を可視化し、効果的なコミュニケーションを図れる

名刺管理ツールでは、過去の商談情報やメモなどを名刺情報と紐づけて管理することが可能です。各営業が個々に抱える人脈や顧客との関係性を可視化することで、より効果的なビジネスチャンスの獲得とコミュニケーションを図ることができます。

名刺交換の履歴を分析し、今後の営業活動に活かせる

名刺管理ツールでは、名刺交換の履歴を分析することができます。どのような業界の人と名刺交換が多いのか、どのような役職の人と名刺交換しているのかなどを分析することで、今後の営業活動に役立てることができます。

名刺管理サービスの導入ポイント

名刺管理サービスを導入すれば、名刺を効率的に管理できるだけでなく、ビジネスチャンスを掴むための様々な機能を活用することができます。導入前に会社にとってどのような機能が必要かを明確にし、しっかりと検討しておくべきポイントがあります。

導入目的を明確にする

名刺管理サービスを導入する前に、まず導入目的を明確にすることが重要です。名刺管理サービスには、様々な機能がありますが、すべてのサービスが同じ機能を備えているわけではありません。名刺を単に登録するだけのものから、SFA機能がついた名刺管理サービスまで数多くあり、導入目的を明確にすることで、本当に自分が必要な機能を備えたサービスを選ぶことができます。

予算を決める

月額課金制や年間課金制など、名刺管理サービスには様々な料金プランが存在し、中には導入後のサポートが有料のサービスもあります。導入前に予算を決めることで、選択肢を絞ることができます。また、多くのサービスでは、無料トライアルを提供しているので、導入前に実際にサービスに触れてみて予算に見合ったサービスか試してみることをおすすめします。

セキュリティ対策を確認する

名刺には、顧客情報などの重要な情報が記載されており、名刺一枚でも立派な「個人情報」です。名刺管理サービスを選ぶ際は、セキュリティ対策がしっかりとされているか確認することが重要です。通信の暗号化、IPアドレスによるログイン制限などセキュリティ対策をおこなっているサービスか検討時には確認しましょう。

法人名刺管理をシンプルかつ低価格でできる「CAMCARD BUSINESS」

名刺管理サービス「CAMCARD BUSINESS」は社員のもつ名刺をデータベース化し有効活用できるクラウド名刺管理サービスです。

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