【ホントに完璧？】まだまだ間に合う！ 実践◆3分でわかるビジネスメールの書き方！
皆さん、はじめまして！
新入社員の伊藤です。
突然ですが、皆さんに質問です。
社会人となり、ビジネスマナー研修等も終了したころかと思いますが、すでにお客様と名刺交換しましたか？
私は営業部に所属しているのですが、先輩に同行する形で、自社のサービスについて、そしてお客様の企業にはどのような方々がいらっしゃるのかというのを日々勉強してます。
先日は、東京ビッグサイトで行われた大きな展示会出展に一員として参加。日々、刺激的な時間を過ごしております。
名刺交換後、皆さんの中で『さっきのお客様に○○さんから御礼メールを送ってもらえるかな』と先輩から指示を受けた方もきっと少なくないはず。
さて今回は、その営業同行や展示会を通じてお客様と名刺交換し、そこから派生したアクション、「御礼メール」をテーマに「ビジネスメールの書き方」についてご紹介していきます。私同様、新入社員の皆さんはもちろん、ちょっとメールライティングに自信のない方々に、ぜひ参考としていただければ！それではご覧ください。
◆新人だけじゃない！みんな不安に感じてるんです。
ところで、皆さん、下記のような統計データがあるのをご存知でしょうか？
■7割以上の人が自分のメールに不安を感じることがある
―その理由の第1位は「正しく伝わるか」
■過去1年間で、ビジネスメールを受け取り「不快に感じた」人は4割
―不快に感じた内容の第1位は「文章が曖昧」
（一般社団法人日本ビジネスメール協会 ビジネスメール実態調査2015より）
つまり「ビジネスメール」の作成に不安を抱えている方は、あなただけではありません！
しかも受け取って不快に感じた人もこんなにいるというのが現実です。
そこで、調べていて非常に見やすかった「ビジネスメール」に関する情報がつまったWebサイトをご紹介します。
｜参考サイト
▼ビジネスメールの教科書
http://business-mail.jp/technique
社外向け・社内向けからカテゴリを選べる。テクニックも多数。
セミナーや研修の開催もあるのでプロのテクニックを学びたい方は足を運んでみるのもいいですね。
▼フィデリビジネス文書集
会員登録が必要だがメールだけでなく、ビジネス文書のテンプレートも豊富。
ニュース、プレスリリース、求人情報などの情報収集にも役立ちます。
▼BFORM
http://www.businessform.biz/bunrei/
有料・無料の会員登録が必要になる。
ビジネス文書のテンプレートのみのサイトなのでシンプルで使いたいものが見つけやすい。有料版だとすべてのダウンロードが可能なので業務でビジネス文書を頻繁に使用する方におすすめ。
◆さあ、いよいよ実践！
これらのフォーマットサイトを参考にして簡単なメールを作成。
その後先輩に添削していただきました。
CHECK！！今回のメール作成にあたってのポイント
１．往訪の御礼メール
２．製品の詳細資料を送る
３．次回のMtg日取りをメールで決める
【先輩からひとこと】
文章は余計な文言は書かず、簡潔に、短く書くこと！
あと、きちんとフォーマットに習って書く場合は、その中で端折って書いていい部分と、そうでない部分があるため、どんどん書くことで、そうしたポイントを吸収していこう。
いろいろ調べてやっているようなので今回は「30点」とします。もう少しがんばろう！
◆まとめ
さて、いかがだったでしょうか？
今回の３つのポイント
・あいさつは「いつもお世話になっております」
・文章は端的に、一目でわかるように
・記号やカッコを有効活用する ※カッコ＝「」や【】のこと
メールは文章で書いてしまいがちですが、受け取った相手がわかりやすいように見やすく書くことが重要です。今回の３つのポイントを踏まえておけば、きっと「ビジネスメール」作成が怖くなくなるはずです。
シチュエーションによって文章の言い回しも様々なので、ぜひ今回紹介したメールフォーマット、テンプレートを参考に積極的に取り組み、苦手意識を克服してみてはいかがでしょうか。
