【今さら聞けない】名刺って個人情報？そのオススメの管理方法とは？

昨年、このCAMCARD BUSINESSのサービスサイト内で展開している「名刺コラム」で投稿して、多くの方から人気を集めている「名刺情報＝個人情報？」について寄稿された記事「名刺情報は個人情報なの？オススメの管理方法とは？」。今回は、同コンテンツのリメイクとして、内容を少し精査してみました。

初見の方も、改めて読まれる方にとっても、より読みやすくなっているはず！
社会人の方、必見です！ぜひ、この記事を読んで、名刺と個人情報の関係について学んでください！！

◆そもそも名刺とは・・・？

初めて顔を合わせるお客様と、もしくは既に名刺交換して面識のあるお客様でも肩書きが変わったことで行なうアクションが「名刺交換」です。
そして、その際、お客様より名刺を渡されたら、自分の名刺も渡して一礼する・・・これは言わずと知れた”日本における通常のビジネススタイル”といえます。
ちなみに、質問です。そもそも「名刺」にはどのような意味があるのか、皆さんはご存知でしょうか。

自己紹介の一環として交換されたり、職業上の儀礼のために手渡されるものである。

一般的に氏名を最も強調し、所属（いわゆる肩書き）・連絡先（電話番号・所在地など）を記載する。

※参照　Wikipedia

たしかに、私たちが手にする名刺には情報が多く記載してあります。インターネットで何でも検索できる時代ですから、名刺があれば個人を特定するのも容易なことかもしれません。

◆今さら聞けない！名刺が個人情報の対象って知ってた？

では、続いて、名刺が個人情報として扱う必要があるかどうか、個人情報保護法の対象となるのか、について考えていきたいと思います。

これというのは、ビジネスシーンにおいて、自分の名刺が相手に渡る機会もありますし、相手の名刺を管理する必要があるため、ぜひ誰もが頭の片隅においておかなければならに重要なポイントと言えます。必ずおさえておきましょう！

ちなみに、名刺一枚であっても個人情報になることがあり、扱いのされ方で、個人情報保護法の対象となるというのが正解です。

１. 名刺は死亡者のものでなければ個人情報。
注意するのはこれだけでは個人情報ですが、個人情報保護法の保護の対象ではありません。

２. その名刺をあいうえお順などで簡単に検索できるよう整理している。
この時点で法のいう、「個人情報データベース等」に該当する。

３. 全社で個人情報等データベースの個人情報を、五千人以上で六ヶ月以上保有している。
ここで個人情報取扱事業者となり、個人情報保護法による規制の対象となる。

※参考文献：http://www.kojinjyouhou.jp/index.htm　個人情報保護法対策ポータル

◆個人情報を守るには？

前述の個人情報保護法対策ポータルの１～３についてですが、これらの個人情報取扱事業者の対象でなければ個人情報の取り扱いに注意しなくてもいいのか、というと決してそうではないので注意が必要です。

ここで一つ例を。仮に、交換した名刺をファイルや名刺入れに入れたまま持ち歩き、紛失してしまったとしたら・・・間違いなく所属する企業のイメージダウンは確実です。
もちろん、社員一人ひとりが名刺を個人情報と意識し、各々で管理を徹底するよう呼びかけることも大切です。しかし、それだけではなく、企業単位で交換した名刺をすぐにデータ化し、セキュアな環境で保護することが万全な対策だと言えます。

また、企業管理者の立場で見たときも、社員の動向を把握し、営業戦略をたてる上で名刺情報の企業管理は非常に有効な手段の一つです。

◆安全な名刺管理サービスとは？

名刺情報をデータ化し、それをクラウド上で管理できるソリューション、それがキングソフトの法人向け名刺管理サービス「CAMCARD BUSINESS」です。

外出先でもスマートフォンで名刺を撮影するだけで自動でデータ化し、クラウドにアップロードされます。データ化スピードは、まさに目を見張る速さ最短5秒。ユーザー企業間で名刺情報の共有ができるので建設的かつ効率的な営業アプローチを可能にします。複雑な操作は一切なく、ソリューション導入のタイミングで簡単に顧客データベースを作成できます。

今後は、大切なお客様やパートナーの個人情報をアナログで管理せず、クラウドソリューションを利用し安全に企業管理していくことを検討してみてはいかがでしょうか。