名刺情報は個人情報なの？オススメの管理方法とは？

そもそも名刺とは

名刺を渡されたら自分の名刺も渡して一礼する。
これが日本における通常のビジネススタイルですが、そもそも「名刺」にはどのような意味があるのでしょう。

自己紹介の一環として交換されたり、職業上の儀礼のために手渡されるものである。一般的に氏名を最も強調し、所属（いわゆる肩書き）・連絡先（電話番号・所在地など）を記載する。※参照　Wikipedia

たしかに、私たちが手にする名刺には情報が多く記載してあります。
インターネットで何でも検索できる時代ですから、名刺があれば個人を特定するのも容易いことかもしれません。

名刺は個人情報なのか

では、名刺は個人情報として扱う必要があるかどうか。個人情報保護法の対象となるのか。
自分自身の名刺が相手に渡る機会もあるので、知っておきたいポイントです。

答えは名刺一枚であっても個人情報になることがあり、扱いのされ方で、個人情報保護法の対象となるそうです。

1.名刺は死亡者のものでなければ個人情報。
注意するのはこれだけでは個人情報ですが、個人情報保護法の保護の対象ではありません。

2.その名刺をあいうえお順などで簡単に検索できるよう整理している。
この時点で法のいう、「個人情報データベース等」に該当する。

3.全社で個人情報等データベースの個人情報を、五千人以上で六ヶ月以上保有している。
ここで個人情報取扱事業者となり、個人情報保護法による規制の対象となる。

※参考文献：http://www.kojinjyouhou.jp/index.htm　個人情報保護法対策ポータル

では、個人情報を守るには？

では、上記にもある個人情報取扱事業者の対象でなければ、個人情報の取り扱いに注意しなくてもいいのか。というと、そういう訳ではありません。
交換した名刺をファイルや名刺入れに入れたまま持ち歩き、紛失してしまったとしたら。所属する企業のイメージダウンは確実です。
社員ひとりひとりが名刺を個人情報と意識し、各々で管理を徹底するよう呼びかけることも大切ですが、企業単位で交換した名刺をすぐにデータ化し、セキュアな環境で保護することが万全な対策だと言えます。また、企業管理者の立場で見たときも、社員の動向を把握し、営業戦略をたてる上で名刺情報の企業管理は非常に有効な手段です。

安全な名刺管理サービスとは？

名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」は法人向けの名刺管理サービス。
外出先でもスマートフォンで名刺を撮影するだけで自動でデータ化しクラウドにアップロードされます。データ化スピードは、まさに目を見張る速さ。ユーザー企業間で名刺情報の共有ができるので建設的かつ効率的な営業アプローチを可能にします。
複雑な操作は一切ないので、ソリューション導入のタイミングで簡単に顧客データベースを作成できます。
今後は、大切なお客様やパートナーの個人情報をアナログで管理せず、クラウドソリューションを利用し安全に企業管理していくことを検討してみてはいかがでしょうか。